Cómo organizar un evento con poco presupuesto

Posted on 06/06/2014

por Distrito Agencia

Categorias: Eventos,Producción

El pan nuestro de cada día, ¿verdad? Si trabajas en una agencia de comunicación y eventos, sabréis bien a lo que nos referimos. No son pocas las ocasiones en las que nos llega la aprobación del evento por parte del cliente pero con la mitad del presupuesto (y eso si hay suerte).

Ante todo no debemos venirnos abajo y debemos sacar a la luz todos los recursos que hemos ido adquiriendo a base de golpes y años de experiencia. En Distrito llevamos ya un largo camino recorrido, por lo que nos gustaría compartir con vosotros 5 consejos para ajustar costes:

1. Lo primero a lo que debemos prestar atención es al objetivo principal del evento. ¿Para qué estamos realizando este proyecto? ¿Qué buscamos del público, clientes o medios? Nos centraremos en nuestro propósito esencial para focalizar todos los esfuerzos en conseguirlo.

Si, por ejemplo, nuestro objetivo es llamar la atención a la hora de anunciar un producto aburrido (como podría ser anunciar una aspiradora), mirad lo que han hecho nuestros compañeros de Saatchi & Saatchi / Leo Burnett en Amsterdam usando un simple mupi.

2. Pero…¿cómo? No es fácil, pero nuestra mejor herramienta será la creatividad. No solo nos referimos a ideas diferentes y sorprendentes, sino a la creatividad como forma de optimizar los recursos de los que disponemos. Si contamos con material o mobiliario de otras acciones, ¿por qué no los aprovechamos? Podemos darle una capa de pintura para cambiar la imagen, vinilarlos, etc. ¿Es realmente necesario usar elementos convencionales que no tienen resultados? ¿El espacio puede ser nuestro o nos lo puede ceder algún cliente de confianza? Hay que darles vueltas a la cabeza…seguro que podemos hacerlo mejor.

Un buen ejemplo es el rediseño del espacio que hicimos para unos talleres gastronómicos en el C.C. ABC Serrano de Madrid. Empleando materiales y utensilios reciclados, palets y un poco de pintura el resultado fue espectacular: http://on.fb.me/1oemp92

3. Usemos las Redes Sociales y nuevas tecnologías móviles. Demos difusión al evento empleando estos medios virales, creemos algún vídeo, algún juego o gancho para atraer la atención y fomentar la participación. Street Marketing, Flashmobs, selfies, etc. ¡Todo vale! La notoriedad y presencia en medios no es fácil de conseguir, nadie la regala, así que innovemos en este sector para no hacer lo mismo que todos. Las posibilidades que tenemos son inmensas, por lo que inventemos nuevos soportes.

No todos contamos con los recursos de Real Madrid en el acto de presentación de su nueva equitación, pero estaremos de acuerdo que la puesta en escena fue espectacular:

4. Proveedores de confianza. Como encargada de producción, para mí es uno de los factores claves. Hay veces, que por intentar ahorrar un poco, el trabajo finalmente sale mal, hay que repetirlo o te llevas sorpresas non gratas. No estamos animándoos a que no busquéis y ampliéis vuestro abanico de proveedores. Lleva mucho tiempo conseguir a los mejores, pero una vez que conocen tu forma de trabajar, tus presupuestos y tus ambiciones, confía en los expertos de cada área para obtener los mejores resultados.

***Haremos pronto un post sobre malas experiencias con proveedores de poca confianza. ¡Estad atentos!

5. Cobranding y Patrocinio. Si, tal y como hemos comentado, nuestro presupuesto es muy ajustado, una buena solución es colaborar con otras marcas en el evento. Estas marcas pueden cedernos productos, mobiliario y soportes a cambio de darse a conocer y publicitarse en el acto a través de este patrocinio en especie. Todos salimos ganando y ahorramos bastante. Win-to-win.

Esperamos que os hayan sido útiles estos tips. Seguro que contáis con más soluciones que habéis empleado. Comentadnos vuestras alternativas, estaríamos encantados de incluirlas 🙂